Vad man bör tänka på när man bokar konferens

Det är många olika delar som måste falla på plats innan man kan dra igång en konferens, och inte vem som helst som kan göra det heller. Det krävs en person som är van vid att hålla många bollar i luften, speciellt om konferensen kommer att ha många deltagare. Det är små detaljer som måste fungera för att helheten ska bli bra. Här ger vi dig ett antal tips på viktiga saker att tänka på som konferensbokare.

Välja ort och uppehälle

Det är viktigt att platsen blir rätt så att människor från alla håll och kanter lätt ska kunna ta sig dit. Valet av ort är det första steget och många gånger kanske det är så att konferensen ska hållas i storstäder, dit det är lätt att ta sig. Konferensanläggningen är sedan nästa val som måste till. Hur ska du rama in konferensen och behöver det vara i en speciell miljö? Behöver deltagarna ha tillgång till många olika aktiviteter eller en lugn miljö? Utgå från det syftet som du har med konferensen och boka sedan boende för samtliga deltagare, med eller utan måltider.

Rum

Hur rummen ska se ut påverkar också och här är det viktigt att man lyssnar in till deltagarnas önskemål eller noggrant uttrycker att det endast finns vissa alternativ att välja på. Det tillhör också god sed att man bokar måltider, något som ofta brukar ingå i de boendeformer som finns att boka, samt att man tänker på fika och mellanmål. Hur själva konferensrummet ska se ut beror också på konferensens syfte och hur många deltagare som kommer att närvara. Det som är viktigt att tänka på här är att all teknisk utrustning som eventuellt kommer att behövas ska finnas på plats, så ta reda på att det finns i konferenslokalen.

Det är också viktigt att du tar reda på om sällskapet har några allergier eller andra önskemål. Dessa ska i så god utsträckning som möjligt uppfyllas. Aktiviteterna både under själva dagarna och eftermiddagarna är lika viktiga. Dels så handlar det om att fylla konferensen med ett meningsfullt värde för att deltagarna ska kunna känna att de tar med sig något från träffen, dessutom är det viktigt att man gör avslappnade och roliga aktiviteter tillsammans eftersom det bygger gruppgemenskap. 

Det är också viktigt att vara noggrann och tydlig med all information som du skickar ut. Var man ska bo, vilka regler som gäller, hur planeringen för dagen ser ut och hur transporterna ska lösas är bara några delar av den information som konferensdeltagarna måste få del av. Det är också viktigt att du håller de tider som är satta enligt schemat. Om inte så finns det en risk för att ni missar saker under dagarna eller får väldigt missnöjda deltagare. Med andra ord är det mycket att tänka på men får man ihop det så brukar det alltid bli en trevlig och nyttig tillställning för de allra flesta!

Planering är som sagt a och o så glöm därför inte att boka konferenslokaler, boende och transporter i tid. Planera din resa i god tid genom länkarna nedan:

www.konferensanlaggningar.se

www.alternativtrafik.se

www.svenskaturistforeningen.se